退職代行への適切な対応方法とは

退職代行サービスが様々なメディアで取り上げられるようになりました。
退職を自分から言い出せない労働者にとっては痒いところに手が届く側面があるのかもしれません。
しかし、勤務先である会社にとっては、なかなか歯痒いシステムといえます。

退職の意思が従業員の本心なのか、そもそも代行会社に権利はあるかなど、不明な点も多く、対応を間違えればトラブルになるおそれもあります。
本稿では、近年増加している退職代行への対応方法について解説していきます。

退職代行サービスとは

退職代行は、会社を辞めたいけれど、自分では直接退職を申し出られない人や、退職時の引き留めが苦痛な人などに代わって、退職の意向を勤務先に伝えるサービスです。
また、一般に、退職代行サービスと表現する場合、弁護士や法律事務所以外の者が行うものを指します。

単に退職したいという意思や希望を会社に通知するのみのサービスもあれば、併せて未払残業代を請求してくるというものもあります。

サービスの範囲はサービス会社によって異なりますが、手数料は比較的低額のものが多く、今後も利用者が増えていくと予想されます。

従業員が退職代行を利用したとき会社はどう対応すべき？

では、実際に退職代行サービスを利用して退職を伝えられた場合、会社としてはどのように対応することが求められるでしょうか。

従業員とのつながりが不明確な相手からの連絡だけをもって、退職手続を進めることはリスクがありますので、避けましょう。
まずは、代行サービス業者の身元確認を行います。また、正式に従業員からの依頼を受けているのかについても、確認が必要です。

可能性は低いでしょうが、サービス会社の名前をかたって従業員の退職を進めようとする悪質ないたずらかもしれません。
まずは、従業員本人が依頼したサービス会社であることを書面提出等で確認することが大切です。

誰が退職代行を行っているかで対応が異なる

退職代行サービスでは、誰がそのサービスを行っているのかによってサービス範囲は限定されます。
退職の意思を通知するだけであれば、本人からの依頼があればできますが、退職条件について交渉してくるなどがあれば、注意が必要です。

本人の代わりに交渉を行えるのは、法律上、弁護士等の限られた士業のみに許された行為です。
そのため、弁護士等ではない民間業者が、本人を代理して交渉を行ってくるのであれば、違法行為といえますので、注意が必要です。

ただし、例外として、労働組合が団体交渉として協議してくることは違法行為ではありません。
この場合には交渉に応じるようにしましょう。

退職代行による退職の申入れを拒否することはできるのか？

退職代行業者から退職の申入れがあった場合、会社は拒否することはできるのでしょうか。
そもそも、本人以外の第三者からの退職連絡に会社が対応する必要はあるのでしょうか。

退職代行による退職の申入れに、会社は困惑することでしょう。
しかし、基本的には退職を拒否することは難しいと考えられます。

退職が本人の意思であることが確認できれば、認める方向で対応せざるを得ないでしょう。
ただし、有期雇用契約の場合には、原則として途中退職は認められず、やむを得ない事由がある場合に途中退職できるとされています。

このやむを得ない事由に該当しないとして拒否することも考えられます。
しかし、会社に来ない人物を無理矢理出社させることは困難です。
そのため、退職を認めざるを得ない場合もが殆どであると思われます。

退職代行に法的効力はあるのか？違法ではない？

退職代行サービスを通じた退職の意思表示自体については、拒否をすることが困難でしょう。

民間業者であっても、本人からの正式な依頼に基づいて、退職希望の通知をするのみであれば、違法とはいえません。
そのため、退職の意思に沿って対応することになるでしょう。とはいえ、法律の定めに基づいて希望退職日を変更することはできるかもしれません。

無期雇用の場合、民法上、退職できるのは申入れ日から最短で2週間後となります。
しかし、退職代行を利用している状況下では、従業員の勤労意欲は期待できませんので、退職日を変更しても出社は見込めないと考えておくべきでしょう。

もし、退職代行業者が退職条件や未払賃金の支払いなどについて、通知に留まらず交渉してきた場合には注意が必要です。
弁護士等の代理を行う資格を有さない者が、本人を代理して行う交渉は非弁行為に該当し、違法行為となります。この場合には、交渉を拒否するのが無難でしょう。

弁護士が退職代行を行っている場合の注意点

弁護士が退職代行を行っている場合には、本人を代理して交渉することができます。
ただし、相手が弁護士であっても、本人からの正式な依頼であるのか確認することは必須事項です。

委任状の提出を求め、弁護士会の所属等を確認します。
弁護士相手では、交渉のテーブルにつかざるを得ませんが、交渉次第では訴訟に発展する可能性もあるため、細心の注意を払って対応することが大切です。

弁護士からの退職代行の場合には、会社も早めに弁護士へ相談しておくのが望ましいといえます。

退職代行への適切な対応方法

退職代行サービスから連絡があった場合、対応方法は以下の流れが一般的です。

1. 委任状の提出を求める
2. 従業員本人に退職の意思を確認する
3. 雇用契約に応じた退職日を決定する
4. 退職事由を検討する
5. 回答書を作成して送付する

以降で各ポイントについて解説します。

委任状の提出を求める

近時、退職代行サービス会社では弁護士を顧問として在籍させている形態が多くなっています。
弁護士を通しての契約であれば、まずは委任状の提出を求めましょう。

相手が弁護士との委任契約を締結しているのであれば、弁護士を通して退職に関する話し合いを行うことになります。
もし、弁護士との契約ではないが、民間会社として本人から依頼を受けているといった場合には、代理権限はないので、交渉は不要です。

民間会社ができるのは本人の退職意思の伝達のみとなりますので、詳細については本人と話し合うことになります。

従業員本人に退職の意思を確認する

退職したいという意思が代行会社から通知されても、相手が弁護士等でなければ、会社としては本人に意思確認する必要があるでしょう。

電話やメール、書面などで意思確認を行い、記録を残しておくようにしましょう。
どうしても本人と連絡がつかないのであれば、代行会社へ連絡し、本人の意思確認ができる資料の提出について問い合わせましょう。

後からトラブルにならないよう本人の意思であることを確認したというプロセスが重要になります。

雇用契約に応じた退職日を決定する

従業員が退職の意思表示をしたからといって、その日が退職日になるとは限りません。
法律上、雇用契約の内容によって退職できる日は異なります。

無期雇用の場合、従業員は2週間の期間を空けることで、理由によらず、退職することができます。
しかし、有期雇用の場合には、やむを得ない事由があるときに限り、期間の途中に退職ができるとされています。

従業員の退職の事情によっては、いずれの雇用契約であっても早期の退職に応じざるを得ないケースもあります。退職理由を確認したうえで、退職日を検討するとよいでしょう。

退職事由を検討する

退職手続にあたって、従業員が離職票を希望するのであれば、退職事由を記載する必要があります。

退職事由によって従業員の失業給付の内容も異なるため、退職する事由はできるだけ正確に把握するようにしましょう。
本人もしくは代理人弁護士から退職事由を確認できるのであれば、それを記録しておきます。

自己都合退職となるケースが多いと考えられますが、退職の意思と併せて、未払賃金請求やハラスメントの訴えがあった場合には、自己都合にするとトラブルに発展するおそれがあります。
退職事由の検討は慎重に行うようにしましょう。

回答書を作成して送付する

退職代行会社からの退職意思の通知に対し、会社として即時退職を承諾するのか、もしくは退職日まで出社を求めるのかなど、回答書を作成して送付するようにしましょう。

相手が回答書を受け取ったことがわかるように簡易書留などの記録が残る郵送方法にしておくと安心です。回答書には、退職の承認や、退職日の調整、引継ぎ等について記載しておくとよいでしょう。

担当者を設けるのであれば、その旨も記載しておくと連絡がスムーズになります。
退職にあたって、貸与物等の返還や秘密保持等の誓約書締結などの手続きがあれば、その点も回答書に記載しましょう。

退職日までの実務上の対応について

退職承諾後、退職日までは在籍扱いとなりますので、一従業員として取り扱う義務があります。
退職手続をスムーズに行うためにも、以下の3点に注意しておくとよいでしょう。

• 業務引継ぎの依頼
• 有給休暇の取扱い
• 貸与物の返還請求

以降で解説していきます。

業務引継ぎの依頼

退職手続の一環として、通常の離職者と同様、業務の引継ぎを求めることは問題ありません。

可能であれば、退職日まで出社してもらった上で、引継業務を行ってもらうことが理想ですが、退職代行サービスを利用している状況では難しいと考えられます。
その場合には、引継ぎメモを作成してもらい、後任者とメールやオンライン会議などを活用して引継業務を行ってもらうことも検討しましょう。

引継ぎのために強固に出社を求めた場合、従業員のメンタルヘルスに問題がある状態であれば、後からトラブルになる可能性もあります。
出社が難しい可能性を考慮して、引継対応の方法を検討しておきましょう。

有給休暇の取扱い

退職代行サービスを利用していても、有給休暇取得の意思表示をしている場合には、通常どおり対応する必要があります。

有給休暇の取得は労働者の権利ですので、大きな支障がない限りは応じるべきでしょう。
ただし、それによって引継ぎが不十分になるのであれば、退職日の変更を打診することも考えなければならないかもしれません。

有給休暇の取得ではなく、買取りを要求されるケースもありますが、社内に買取制度がなければ、法律上の義務はありませんので、有給休暇の買取りを拒否することができます。

貸与物の返還請求

保険証やIDカード、制服など会社から本人に返還を依頼するべき物品についてはリスト化しておき、期限を定めて返還を求めましょう。

特にパソコンやスマートフォンなどの貸与品がある場合には、機密情報の漏洩や重要データの削除など思わぬトラブルの発生も懸念されるので、早急に返還してもらうようにしましょう。

返還に応じないなどがあれば、弁護士へ相談し、法的対応も検討しましょう。

退職代行に対して会社がやってはいけない対応とは？

退職代行サービスを通じた退職の意思表示は、会社としては良い印象ではないかもしれません。
だからといって、感情的になり、退職届の受取を拒否したり、解雇を言い渡したりすることは絶対に避けましょう。

給与の支払をストップさせるなども違法行為になります。
また、退職代行サービスを利用すること自体は違法ではありませんので、そのことをもって懲戒処分を行うことは不当処分にあたります。
従業員の退職の意思を踏まえた上で、冷静に対応することが重要です。

退職代行が利用された場合のリスク

退職代行サービスが民間業者のものであって、かつ弁護士がいないにもかかわらず、退職に関して交渉を行ってきた場合には、会社にも不利益が生じるおそれがあります。

弁護士等の資格を有さない者が代理人として協議することは非弁行為にあたり、違法とされています。
つまり、退職代行業者と話し合って決めた事がすべて無効になってしまうおそれがありますので、退職代行業者が代理権を持つのかどうかは必ず確認しましょう。

そのほか、退職代行サービスが労働組合と提携し、団体交渉権として直接交渉するケースもありますが、この場合は非弁行為にはあたりませんので、話合いに応じる必要があります。
退職代行が利用された場合、従業員は会社に対して前向きな姿勢はすでに持っていないと考えるべきでしょう。

退職になかなか応じないなどがあれば、従業員の不満につながり、SNSへの書き込みなどマイナス方向にことが進んでしまうおそれもあります。
正当な意思であると確認できれば、粛々と退職手続きを進めることが会社のリスクを最小限に抑えることになるでしょう。

退職代行の利用に至らないためにしておくべきこと

退職代行の利用は、会社にとってショッキングな出来事といえます。
しかし、退職代行の利用が繰り返されないようにするには、なぜこのような状況が引き起こされたのか振り返ることが大切です。
まずは、離職者の社内でのコミュニケーションに問題がなかったのか確認しましょう。

ハラスメントまではなくとも、退職を申し出にくい環境であった可能性はあります。
また、上司に申し出たが、引き留められ、退職届を受け取ってもらえなかった、といった事態などがあれば、当人は、退職代行を利用せざるを得なかったともいえます。

原因を把握できれば、今後の対策を立てることができます。
改善する姿勢を従業員へ見せることによって、退職代行の利用を減少させることもできるでしょう。
退職代行の利用をストップさせるには、社内環境の振り返りが必須となります。

退職代行に関する裁判例

事件の概要

訴外A社に勤務していたXは、退職代行会社であるY社に報酬5万円を支払い、訴外A社に対して退職の意思表示を代行する契約を締結しました。

Y社は訴外A社に対して、退職の意思を伝達したところ、訴外A社よりXとは雇用契約ではなく、業務委託契約であると回答がありました。
そこでY社はXに対し、訴外A社とXの契約についての認識が一致していない現状では、Y社から訴外A社へ連絡することはできないとし、業務を中断しました。

この対応を不服としたXは、Y社の業務行為が弁護士法72条に違反するとして、Y社との契約無効、不当利得返還、慰謝料を求めて訴訟を提起しました。

裁判所の判断(令和元年（ワ）20335号・令和2年2月3日・東京地方裁判所・第一審)

XはY社との契約やその行為が「その他一般の法律事件」に該当するとして、弁護士法72条に反する違法行為であると主張しました。

これに対し裁判所は、Y社はXの退職意思を伝達したに過ぎず、訴外A社から雇用契約ではなく業務委託である回答を受けた後は業務を中止していることを認定しました。
また、法的紛議が明らかになった以降は交渉等を一切行っていないことから、Y社の行為は「その他一般の法律事件」に該当しないと判示しました。

以上の点から、裁判所は本件契約および本件行為は弁護士法72条には違反しないとしてXの請求を棄却しました。

ポイント・解説

本事案では、意思の伝達に留まり交渉を行わなかったことから非弁行為とは認定されませんでした。
しかし、退職代行会社が意思の伝達を超えた交渉を行ってきた場合、それが弁護士や労働組合を通じてのものであるのかは必ず確認しましょう。

法的権限のない者との交渉は無効と判断される可能性が高いとされています。
退職にあたっては退職日や有給休暇の消化、業務の引継ぎ、貸与物の返還など手続が様々発生します。
また、退職と同時に未払賃金請求なども行われるケースも考えられます。

非弁行為によってこれらの取り決めが行われた場合には無効となるおそれもあります。
退職代行会社からの連絡があった場合には、慎重に対応し、判断に迷うケースがあれば早めに弁護士へ相談することをおすすめします。

退職代行の対応方法でお悩みなら、まずは弁護士に相談することをおすすめします。

退職代行サービスは本人に代わって退職手続きを行う、労務分野における新しいサービスです。
手数料も安価なことから気軽に利用することができ、今後ますます退職代行の利用者は増えていく可能性があります。

業界発足当初は、非弁行為などもみられましたが、近年では弁護士や特定社労士を在籍させる、もしくは労働組合と提携するなど、交渉も可能とする組織体制を構築しています。
とはいえ、本人ではない第三者から突然退職連絡がくれば、会社としてはどのように対応すればいいのか不安も大きいことでしょう。

退職代行の対応にお悩みがあれば、まずは弁護士へご相談下さい。
弁護士であれば、退職の意向だけでなく、その条件や未払賃金請求などがあっても、代理人として窓口になりスムーズに対応することができます。
少しでも不安があれば、まずはお気軽にお問い合わせください。